9 formas de mejorar la productividad en la empresa

Terminar la jornada laboral con la sensación de que apenas has avanzado es más normal de lo que piensas. Uno de los motivos es que tendemos a ser demasiado optimistas sobre nuestra capacidad real de trabajo, y lo mismo ocurre en la empresa.

De hecho, los datos reflejan que la empresa española tiene un serio problema de productividad. Según Eurostat, la productividad española es del 31,5% por hora trabajada, la mitad que en otros países europeos como Noruega y muy por debajo de Suiza o Dinamarca. Además, la estadística del INE refleja un estancamiento de la productividad por puesto de trabajo a tiempo completo en 2018, algo que no había ocurrido en los últimos 20 años.

El tamaño de las empresas españolas, más pequeñas que la media europea, podría estar detrás de estas cifras. Por fortuna, existen fórmulas para mejorar la productividad en la empresa y hacer más con menos. Estas son las 9 estrategias clave.

Forma a tus empleados

Destinar recursos a la formación de los trabajadores hará que sean más eficientes y que trabajen mejor. Esta capacitación puede ser técnica, de actualización de conocimientos o ir más allá para desarrollar las llamadas habilidades blandas como la comunicación o el trabajo en equipo.

Además, gracias a la formación, los trabajadores estarán más identificados con la empresa y tendrán la sensación de mejorar profesionalmente. En este sentido, según la consultora Hays, un 51% de los empleados busca crecimiento profesional al cambiar de trabajo por un 37% que lo hace solo por cuestiones salariales.

Invierte en tecnología

La tecnología es una de las formas más directas de mejorar la productividad. Si trabajas con maquinaria o programas antiguos, tardarás más en realizar los mismos procesos. Esta mejora de los tiempos de ejecución te permitirá ser más rápido y productivo.

El tipo de cambio dependerá de tu empresa y sus circunstancias. Algunas de las acciones que se pueden llevar a cabo son: apostar por el cloud computing y pasar tus archivos a la nube, cambiar el sistema operativo de tus equipos, cambiar los equipos o introducir los CRM y ERP en tu empresa.

Trabaja en tramos de no más de 90 minutos

Un estudio de la Universidad de Florida descubrió que las personas más productivas trabajan en intervalos de 90 minutos como máximo y durante no más de 4,5 horas al día. Puedes trasladar este método a la empresa y establecer descansos programados o simplemente formar a tus empleados sobre este sistema de trabajo.

Una variante sería el conocido como la técnica Pomodoro, que divide el tiempo en franjas de 25 minutos con pequeños descansos de entre cada tramo.

Hoy en día hay numerosas apps que te ayudarán a administrar mejor el tiempo y poner en práctica cualquiera de los dos métodos como Focus Keeper, Tomato Timers o Focus Booster Live.

Mejora la comunicación

Buena parte de las pérdidas de tiempo son debidas a la comunicación o la falta de ella. Según los datos de Staffbase, una comunicación interna eficaz aumenta un 36% el rendimiento en la empresa y un 40% la satisfacción de los clientes.

Herramientas como Slack o Twist te ayudarán a solventar los problemas de comunicación interna y a tener a todo tu equipo conectado.

Mejora el trabajo en equipo

El trabajo en equipo es necesario, pero puede ser un sumidero de tiempo. Bien gestionado, sin embargo, es un arma poderosa. Según la Universidad Icesi de Colombia, trabajar en equipo aumenta un 40% la productividad dentro de la empresa. Para alcanzar esas cotas, puedes apoyarte en apps como Trello o Basecamp, que sirven para organizar los procesos y flujos de trabajo.

Limita las reuniones

Las reuniones suponen el 15% del tiempo de la empresa y pocas veces son todo lo productivas que deberían. Tanto es así que cerca de un 15% del tiempo en reuniones de 60 minutos se desperdicia. Entre los problemas más habituales en reuniones a distancia están los errores técnicos o el tiempo que tardan los asistentes en conectarse.

En las reuniones físicas, el error más repetido es no llevar debidamente preparado el encuentro. La mejor forma de evitarlo es incluir siempre una agenda con los puntos a tratar y enviar la información necesaria de antemano.

Además, puedes limitar el tiempo de las reuniones a un máximo de 40 minutos para cuestiones importantes y a 15 minutos para las actualizaciones de estado en proyectos.

Más flexibilidad laboral

Pocas cosas hay que impacten más en los empleados que tener horarios flexibles y la posibilidad de teletrabajar. Un experimento en Suecia demostró que los empleados son igual o más productivos en jornadas de seis horas y lo mismo ha ocurrido al reducir a cuatro los días laborales en semana.

En esta misma línea, un 76% de los teletrabajadores afirma ser más productivo que cuando acudía a la oficina, según datos de la UOC.

Más autonomía para los empleados

Las personas trabajan mejor cuando tienen autonomía y saben cuáles son sus objetivos.

Una buena fórmula de mejorar la productividad es aprovechar el efecto Pigmalión estableciendo metas para los empleados y después darles autonomía para alcanzarlas. Este efecto surge del mito griego de Pigmalión, un escultor que se enamoró de una de sus esculturas, Galatea. Afrodita terminó dando vida a la estatua por el amor y dedicación de Pigmalión, que la trataba como si fuera una persona real.

El efecto Pigmalión se refiere a la capacidad de influir en el rendimiento de otra persona según la creencia que tengas en ella. A modo de ejemplo, un empleado al que siempre se le alaba y se le dice lo bien que hace su trabajo es más fácil que termine teniendo un mejor desempeño.

Felicidad es igual a productividad

Un empleado motivado e identificado con la empresa siempre rinde más. Es clave, por ello, asegurarse de que tus empleados están contentos y se sienten identificados con la empresa. No hay mejor forma de garantizar la productividad. Los datos hablan por sí solos. Según Shawn Achor, las empresas con empleados felices son un 31% más productivas y ven sus ventas crecer un 37%; y según un estudio de Gallup, en las empresas con empleados felices la rotación laboral es un 51% menor y la retención de talento un 44% mayor.