Gastos de viaje: qué vale y qué no vale para Hacienda

Los viajes de trabajo están a la orden del día en el mundo empresarial, especialmente dentro de las grandes y medianas empresas. Según los datos de Edenred, cerca de un cuarto de los empleados españoles se desplaza por lo menos una vez al mes por motivos laborales.

Los gastos de viaje son deducibles para la empresa en el Impuesto sobre Sociedades e incluso en el IVA y para el autónomo en el IRPF. Esto incluye el desplazamiento, alojamiento y alimentación, lo que se conoce como las dietas. Además, se pueden añadir incluso las comidas y cenas con clientes.

Hacienda vigila con celo este tipo de gastos deducibles para evitar posibles fraudes. Y es que si la empresa puede incluirlos como gasto deducible, para el trabajador también es una renta exenta en el IRPF. En otras palabras, no pagará impuestos por ella y por eso hay compañías que aprovechan para aumentar el salario de sus empleados sin pasar por la caja de la Agencia Tributaria.

Cómo acreditar que el gasto es deducible para la empresa

El Impuesto de Sociedades (IS), el IVA y el IRPF son tributos diferentes con su propia normativa. Así, lo que en uno puede incluirse como gasto deducible no siempre servirá en el otro, especialmente en el IVA, el más restrictivo de todos.

En este sentido, el IS establece que para que un gasto sea fiscalmente deducible debe cumplir cuatro criterios: incluirse en la contabilidad de las empresas, estar debidamente justificado, tener una correlación con los ingresos y estar imputado al periodo que corresponda.

Solo cuando cumplan esos criterios se podrán deducir en el IS. A efectos prácticos, esto quiere decir que debes ser capaz de demostrar que el desplazamiento tuvo que ver con el negocio de la empresa y que sirvió para generar ingresos y hacer clientes.

¿Entraría en este punto la asistencia a ferias? ¿Y las comidas con los clientes? El artículo 15 de la Ley del IS se refiere a este tipo de gastos que no están directamente relacionados con la promoción de la actividad empresarial y que se conocen como liberalidades. Con carácter general, estas liberalidades no son deducibles salvo que tengan que ver con:

Aquí es donde entrarían las cenas con clientes, regalos a proveedores y clientes e incluso los gastos de acudir a determinados eventos del sector. Para evitar fraude, la ley también limita los gastos deducibles al 1% de la facturación.

En el IRPF es donde empleados y autónomos podrán deducir los gastos de transporte y las dietas de alojamiento, aunque lo harán de forma diferente. Para los trabajadores, se trata de una cantidad exenta de tributar, aunque existen una serie de límites en las cuantías. En su caso, no tendrán que acreditar nada al hacer la renta, ya que Hacienda tomará los datos que facilite la empresa.

Para los autónomos, los gastos de dieta son gastos deducibles, aunque también con ciertos límites en las cuantías, sobre todo los de alojamiento y manutención. Para estos gastos Hacienda va a exigir que esas dietas estén relacionadas con la actividad económica. Si se trata de una reunión de trabajo, es importante que puedas justificarlas con emails o con una factura que acredite que era un cliente.

Además, también exige que sean en establecimientos de restauración y hostelería (no serviría un sándwich del supermercado) y que hayas pagado de manera electrónica (con la tarjeta).

Con los gastos de transporte, ocurre algo parecido cuando se trata de billetes de avión, tren o autobús. En el caso de que utilices tu coche, Hacienda solo admite con carácter general los gastos relacionados con el coche para determinadas actividades como son transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales. Dentro de estas últimas estarían los agentes comerciales y representantes. Además, el coche deberá estar afecto a su actividad económica. En otras palabras, deberá utilizarse de forma casi exclusiva para el trabajo. El resto de autónomos no podrá imputar los gastos relacionados con el coche en el IRPF, aunque sí en el IVA.

Como explicamos al principio del artículo, IVA, IS e IRPF son tres impuestos diferentes y lo que aplicamos en uno quizás no es extensible para otro. A efectos de IVA, los primeros requisitos para poder deducir es que el viaje esté relacionado con la actividad y el segundo que cuentes con una factura completa, no con el ticket o factura simplificada. En cuanto al coche y los gastos de gasolina para transporte en general, solo podrás desgravarlos totalmente como autónomo si el coche está 100% afecto a la actividad. Si utilizas el coche también en tu vida privada, solo podrás deducir el 50% de IVA.

Seas empresario, autónomo o trabajador, deberías tener en cuenta estos consejos para poder desgravar los gastos en transporte, viajes y dieta y evitar problemas con Hacienda al hacerlo.