10 trucos para sacarle el máximo partido a Google Calendar

   MADRID, 17 Abr. (EDIZIONES/Portaltic) -

   Google Calendar es el calendario digital más utilizado a nivel mundial. El servicio de Google viene integrado en los teléfonos móviles de Android y dado que éste es ya el sistema operativo más utilizado, no es de extrañar que la herramienta sea popular. Además, también se puede descargar en iOS, lo cual es un plus importante.

Este calendario tiene muchas virtudes, entre las que destaca su integración total con otros servicios de la compañía, como puede ser Gmail, el correo electrónico. Por ello, no actúa como una mera aplicación tipo agenda como las que se pueden encontrar por doquier, sino que va un paso más allá, ofreciendo funcionalidades de todo tipo a la par quecomodidad y productividad.

Controlar todo lo que se puede hacer o no con el servicio es muy útil a la hora de organizarse la vida, pero puede que no se manejen todas las opciones por lo amplias que son. Tanto si usas Google Calendar para tu vida personal como profesional, aquí van 10 trucos para sacar el máximo partido a la herramienta y organizarte mejor.

MUESTRA TODOS TUS EVENTOS DE GMAIL

Algo muy importante es que aproveches la sincronización entre los servicios de Google. Como Gmail se integra a la perfección con Calendar es posible que el calendario detecte automáticamente los eventos del correo electrónico, así no tienes que guardarlos manualmente.

Para activar esta función, abre la aplicación del calendario en tu móvil o en el ordenador y ve a ‘Configuración/Ajustes’ > ‘Eventos de Gmail’ y actívala.

RECIBE UN EMAIL CON TU AGENDA DIARIA

Seguimos con el tema de la unión entre Gmail y Calendar. Una de las cosas que más y mejor se pueden aprovechar de la integración es recibir un email todos los días con tus tareas o eventos en la agenda, de manera que tienes todo listo y a golpe de vista por la mañana para que te organices el tiempo mejor.

Abre el calendario en el ordenador y ve a ‘Mis calendarios’, situado en la parte izquierda de la pantalla. A su lado aparece una pequeña flecha que contiene un desplegable. Selecciónala y ve a ‘Configuración’ > ‘Calendario’. Ahí miras las diferentes agendas que tengas (normalmente aparecerá por defecto una principal con tu nombre, que será la que uses por inercia) y haz clic en ‘Editar notificaciones’. Una vez ahí, ve a la sección ‘Elige cómo quieres que te avisen’ y activa la ‘Agenda diaria’.

JUEGA CON LAS VISUALIZACIONES

El calendario de Google te permite hacer visualizaciones de maneras diferentes para que se adapten a ti. De esta manera, si quieres ver lo que tienes que hacer como una agenda tradicional puedes, pero también ver las cosas por día, semana, mes o varios días.

Juega con las visualizaciones. Si usas Google Calendar en el PC, esto se puede mirar en la parte superior derecha de la ventana del navegador; si usas la ‘app’ móvil, desliza de izquierda a derecha de la pantalla para sacar a la luz el menú emergente y cambia la vista ahí.

AÑADE LOCALIZACIONES A LOS EVENTOS

Google Maps también se integra en el calendario dando la posibilidad de añadir localizaciones a los eventos que tengas previstos. De esta manera, si tienes activada la ubicación en el móvil, bastará que pulses sobre la dirección en el evento para que la aplicación de mapas se abra y te diga cómo llegar de un punto a otro.

Para añadir una localización, cuando crees un evento incorpora la dirección antes de guardarlo en la agenda y ya tendrás todo listo.

PERSONALIZA CON COLORES LOS AVISOS DEL CALENDARIO

Tener todo a golpe de vista y saber distinguir los diferentes eventos que se te presentan es importante para no liarte en tus quehaceres, así como para priorizar en el caso de tener que hacerlo. Una buena forma de ordenar las cosas para ello es utilizar colores que indiquen ante qué tipo de evento o aviso estás.

Tanto si usas la aplicación en el navegador del PC como en el móvil, cuando vayas a crear cualquier evento elige un color para identificarlo. Crea, pues, una especie de código de colores en tu cabeza para ir incorporando todos los eventos a cada color según sean de un tipo o de otro.

AÑADE ARCHIVOS A LOS EVENTOS

Una función muy interesante es la de añadir archivos a los eventos si es necesario. De esta manera, si apuntas que tienes un examen el día 24 y tienes los apuntes digitales puedes incorporar el archivo para que esté disponible en la tarea; también puedes añadir un PDF con un billete de avión el día que te vas de viaje, entre otros ejemplos.

El único requisito para que esto funcione es que el archivo esté disponible en Google Drive. Cuando crees el evento, navega entre las opciones hasta dar con ‘Adjuntar archivo’ y selecciona lo que quieras.

HAZ QUE SE MUESTRE EL TIEMPO QUE VA A HACER

Lluvia, sol, mucho viento, frío El tiempo es poco más que imprevisible, así que es buena idea tener siempre a la vista el parte meteorológico antes de que sea demasiado tarde y acabes calado o con un calor abrasador.

Puedes hacer que se muestre el tiempo que va a hacer en tu calendario. Para ello, en el navegador del ordenador ve a ‘Configuración’ > ‘Mostrar el tiempo en mi región’. Recuerda añadir tu ubicación en el campo superior a este para que Google sepa qué temperatura mostrar.

COMPARTE CALENDARIOS CON OTROS

Dentro del mundo laboral o estudiantil, cada vez es más habitual echar mano de aplicaciones con las que compartir archivos entre varios. Saber cuándo son las entregas de los trabajos en grupo, las reuniones, quién está dónde en un equipo y otras cosas del estilo son básicas cuando se hacen cosas con otros, así que no está de más compartir calendarios para organizarse mejor.

Puedes compartir un calendario cuando quieras y siempre que quieras. Para ello, selecciona el calendario que desees compartir en ‘Configuración/Ajustes’ > ‘Calendarios’ > ‘Compartir este calendario’. Ahí tienes la opción de hacerlo público o de compartir el acceso con determinadas personas mediante su email.

UTILIZA LOS LABS

Al igual que se puede cambiar la visualización del calendario, también se pueden elegir otras funciones experimentales que pueden ser de ayuda dentro de la aplicación. Para acceder a éstas, tienes que abrir Google Calendar en el navegador e ir a ‘Labs’ pulsando en el icono del engranaje bajo la fotografía de perfil.

Echa un vistazo a los complementos que vienen y habilita los que más te gusten o los que más se adapten a ti. Te ayudan a configurar los horarios que se ven, rechazar eventos, añadir imágenes de fondo, cambiar los husos horarios, etc.

APROVECHA EL MODO SIN CONEXIÓN

No siempre se tiene conexión a Internet para acceder al calendario, sobre todo cuando uno está de viaje. Esto puede echar un poco para atrás a la hora de utilizar Google Calendar, pero lo cierto es que si tienes un ordenador no te hace falta conexión para tener los datos de tu calendario disponibles.

El calendario se puede habilitar sin conexión instalando la aplicación web de Google Calendar en Chrome desde la tienda del navegador. Esto lo que permite es que se descarguen todos tus datos del calendario en tu ordenador, de tal manera que puedas ver y confirmar la asistencia a eventos. Para acceder a este modo tienes que ir abrir el calendario en Chrome e ir a ‘Configuración/Ajustes’ > ‘Sin conexión’.